E-Learning is een containerbegrip en kent vele uitwerkingen. Voor de een is e-learning een online omgeving waar cursisten leren. De ander vindt dat e-learning juist de modules zijn die de cursisten volgen. Deze week deel 1 van de Business Case e-learning: Kosten en financiële haalbaarheid.
E-Learning is een verzamelnaam voor online leren. Het online leren kan in een eenvoudige invuloefening op internet zijn, maar ook een ‘serious game’ in een Leer Management omgeving (LMS).
De Business Case e-learning gaat in drie delen in op een aantal aspecten van e-learning zoals kosten, baten, risico’s, resultatenen financiële haalbaarheid. Tevens is er aandacht voor een aantal vooroordelen, ‘Legacy gedachten’ en trends.
Kosten en financiële haalbaarheid
Kosten e-learning
Opleiden via e-learning brengt net als traditioneel opleiden kosten met zich mee. De kosten van e-learning bestaan grofweg uit drie delen:
– Ontwikkelkosten van de e-learning module(s);
– Aanbieden van de e-learning module(s) aan medewerkers;
– Kosten van de niet productieve medewerkers.
Ontwikkelkosten e-learning
De ontwikkelkosten voor e-learning modules zijn aanzienlijk aangezien content ontwikkeling een tijdrovende klus is. Vandaag ‘ja’ zeggen tegen e-learning betekent in de praktijk vaak pas over 3-4 maanden een eerste opleiding online kunnen aanbieden aan de doelgroep.
De ontwikkelkosten zijn onafhankelijk van het aantal cursisten (medewerkers). Met dit gegeven is het eenvoudig te concluderen dat e-learning goedkoper wordt naarmate het aantal deelnemers stijgt. Immers de ontwikkelkosten blijven gelijk, terwijl het aantal cursisten toeneemt wat resulteert in een lagere ratio: kosten/cursisten.
Aanbieden e-learning module(s) aan medewerkers
Het aanbieden van de e-learning aan medewerkers is echter wel gebonden aan het aantal deelnemers. Veel aanbieders van online leeromgevingen rekenen namelijk een vast bedrag per cursist per jaar of per zogenaamde cursist-cursuscombinatie. Het aantal cursussen dat de cursist volgt kan dus tevens meewegen in de kosten per deelnemer per jaar. Uitgaande van een afkoop van aantal cursisten liggen de kosten per deelnemer per jaar meestal tussen de € 10,- en de € 40,- afhankelijk van het aantal cursisten. Ook hier geldt veelal: Hoe meer cursisten, des te goedkoper de toegang tot de online omgeving per cursist.
Kosten niet productieve medewerkers
De kosten voor traditioneel opleiden kent meer componenten, echter sommige componenten zijn minder transparant:
– Kosten trainer;
– Kosten opleidingsmateriaal;
– Kosten niet productieve medewerkers;
– Reiskosten;
– Kosten training accommodatie.
In vergelijking met e-learning hebben beide vormen van opleiden te maken met het feit dat de tijd die medewerkers aan een training besteden ten kostte gaat van de tijd dat zij productief zijn in hun werk. Echter kenmerkt opleiden via e-learning zich door intensievere vorm van trainen waardoor de opleidingstijd korter is dan bij traditioneel opleiden.
Er kan geconcludeerd worden dat de keuze voor opleiden via e-learning kan voortvloeien uit een kostenoverweging, rekening houdend met een minimaal aantal cursisten. Als de leerstof over bijvoorbeeld drie jaar onveranderd blijft kan de Return on Investment (ROI) ook meerdere jaren beslaan. Mocht de inhoud van de training veranderen, dan zullen de kosten om deze aan te passen veel lager liggen dan de initiële ontwikkelkosten. E-Learning ontwikkelen voor een (zeer) kleine groep van ca. 20 medewerkers rendeert meestal echter pas na meerdere jaren.
Opleiden via e-learning leidt in de eerste plaats tot een reductie van opleidingskosten. Daarnaast biedt e-learning de mogelijkheid dat leren een vast onderdeel wordt van het takenpakket van de medewerker. Waar traditioneel opleiden zich vaak richt op enkele contactmomenten per jaar, kan e-learning frequenter worden aangeboden door bijvoorbeeld gebruik te maken van groepsdiscussies, memotrainer®, polls, quizzen, etc. Deze kleine leerobjecten kenmerken zich door een korte ontwikkeltijd en renderen sneller.
Door medewerkers meer opleidingen aan te bieden kunnen zij zich sneller bekwamen en kan de continuïteit en kwaliteit binnen de organisatie stijgen.
Financiële haalbaarheid
Wanneer rendeert e-learning? Het kostenaspect hangt, zoals velen denken, inderdaad samen met het aantal deelnemers (cursisten) per jaar. Stel een medewerker heeft een opleidingsbudget van € 250,- per jaar en het bedrijf bestaat uit 100 medewerkers. Het totale opleidingsbudget voor deze organisatie is € 25.000,- per jaar. Stel de kosten voor de online omgeving zijn voor deze 100 medewerkers € 3.000,- dan kan de organisatie elk jaar € 22.000,- uitgeven aan e-learning. Als in jaar 1 een e-learning module wordt ontwikkeld heeft deze echter een onbeperkte houdbaarheid. De kosten voor eventuele aanpassingen liggen veelal beneden de 20% van de initiële ontwikkelkosten.
Afhankelijk van onder andere de ontwikkelkosten voor de e-learning module ligt het financiële omslagpunt voor e-learning tussen de 50 en 75 medewerkers. De terugverdientijd beslaat, in het begin en bij een doelgroep rond het omslagpunt, een gemiddelde periode van anderhalf jaar. Dat betekent dat in het tweede jaar de investering in e-learning al rendement oplevert. Bij grotere doelgroepen of hergebruik van cursussen bij verschillende doelgroepen (opleiders) is de terugverdientijd vaak zelfs korter dan één jaar en is e-learning dus goedkoper dan traditioneel opleiden.
